Syndic de copropriété

Une gestion de copropriété professionnelle et accessible à tout moment

Avec plus de 25 ans d’expérience, RIS est un partenaire de confiance au Luxembourg pour la gestion de votre copropriété. Plus de 2.000 copropriétaires nous font confiance, garantissant la bonne tenue des immeubles et la tranquillité des résidents. Notre équipe multilingue assure une communication fluide et une gestion transparente.

+170 immeubles gérés

+25 ans d’expérience

Réactivité 24h/24

Equipe multilingue

Nos missions

Nous prenons en charge tous les aspects de la gestion de votre copropriété afin de vous offrir une tranquillité d’esprit

Organisation & communication

  • Gestion de la copropriété : Communication efficace avec les copropriétaires
  • Assemblées Générales : Convocations, comptes rendus et suivi des décisions
  • Collaboration : Réunions régulières avec le Conseil Syndical
  • Communication avec les notaires en cas de mutation
  • Conservation des archives

Entretien & valorisation du patrimoine

  • Visites régulières des parties communes
  • Souscription et suivi des contrats d’entretien (nettoyage, ascenseur, sécurité, etc.)
  • Analyse des devis et contrôle des fournisseurs pour des prestations de qualité au meilleur prix
  • Commande et supervision des travaux nécessaires au bon entretien de l’immeuble
  • Gestion des sinistres : Déclarations rapides, expertises, et suivi des réparations
  • Permanence technique 24h/24
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Notre société RIS PRO est spécialisée dans l’entretien, la rénovation et l’aménagement de biens immobiliers au Luxembourg.

Contrôle financier & gestion des dépenses

  • Comptabilité générale et gestion des comptes individuels
  • Élaboration et suivi des budgets prévisionnels
  • Négociation des contrats et gestion de la trésorerie et des fonds de réserve

Changer de syndic de copropriété ? Un processus en trois étapes

Prise de contact

Le conseil syndical contacte un nouveau syndic de copropriété pour discuter des besoins. Un devis est établi.

Assemblée générale

La nomination du nouveau syndic de copropriété est inscrite à l’ordre du jour.

Le vote

Les copropriétaires votent pour le nouveau syndic de copropriété.

Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour un devis personnalisé

FAQ

01

Est-il obligatoire d’avoir un syndic de copropriété ?

Oui, toute copropriété doit obligatoirement avoir un syndic, qu’il soit professionnel ou non professionnel.

❗️À noter : dans une copropriété comptant plus de 9 lots, un syndic professionnel est obligatoire. Le syndic joue un rôle essentiel dans la gestion des parties communes et dans le respect des obligations légales.

Pour en savoir plus sur l’obligation d’avoir un syndic au Luxembourg, consultez l’article de la Chambre Immobilière du Luxembourg via ce lien.

Il existe trois modes de gestion pour une copropriété :

  1. Syndic professionnel : C’est le mode le plus courant. Un syndic professionnel, rémunéré pour ses services, prend en charge la gestion administrative, financière et technique de la copropriété. Ce choix est privilégié pour sa compétence et son expertise.
  2. Autogestion : Dans ce cas, les copropriétaires prennent en charge la gestion quotidienne sans syndic. Un conseil syndical, élu lors de l’assemblée générale, s’occupe des tâches administratives et techniques. Ce mode de gestion peut s’avérer avantageux sur le plan financier, mais il est souvent difficile à mettre en œuvre si les copropriétaires ne sont pas résidents pour assurer un suivi quotidien rigoureux. De plus, cela demande une forte implication de chacun des copropriétaires, ce qui n’est pas toujours réalisable dans les grandes copropriétés.
  3. Syndic bénévole : Un copropriétaire peut endosser le rôle de syndic sans rémunération. Ce choix est assez rare en raison de la lourde responsabilité qui incombe à cette personne. Le syndic bénévole doit posséder certaines compétences pour gérer efficacement la copropriété.
02

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Un syndic de copropriété est un professionnel chargé de la gestion administrative, financière et technique d’un immeuble collectif. Il représente les copropriétaires et veille au bon fonctionnement de la copropriété.

03

Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété a trois missions principales :

  • Gestion administrative : Il organise les assemblées générales, rédige les procès-verbaux et maintient les registres de la copropriété. Il est le point de contact entre les copropriétaires et les prestataires.
  • Gestion financière : Il prépare le budget prévisionnel, gère les comptes bancaires et collecte les charges. Il veille au suivi des impayés et contrôle les dépenses.
  • Gestion technique : Il supervise l’entretien et les réparations des parties communes, gère les contrats avec les prestataires et coordonne les interventions en cas de sinistre.
04

Quelles sont les obligations et les responsabilités du syndic de copropriété ?

Le syndic a pour mission d’assurer l’entretien de l’immeuble, d’exécuter les décisions des assemblées générales, de collecter les charges et de maintenir une communication régulière avec les copropriétaires. Il doit également souscrire une assurance responsabilité civile, détenir une carte professionnelle, garantir les fonds gérés et ouvrir un compte bancaire séparé pour le syndicat. Ces exigences garantissent une gestion transparente et sécurisée.

05

Quelle est la durée du mandat du syndic de copropriété ?

Selon la loi luxembourgeoise, la durée maximale du mandat d’un syndic de copropriété est de 3 ans. Il n’est pas possible de reconduire le mandat automatiquement. Cependant, il peut être renouvelé par un vote lors de l’assemblée générale des copropriétaires.

06

Qu’est-ce qu’une copropriété ?

Une copropriété est un immeuble ou une résidence dont la propriété est partagée entre plusieurs copropriétaires. Chaque copropriétaire détient une partie privative (ex : appartement, garage) et une quote-part des parties communes (ex : ascenseur, toiture).

Au Luxembourg, la copropriété est régie par la loi du 16 mai 1975. Son fonctionnement repose sur :

    • Un règlement de copropriété qui fixe les règles de l’immeuble,

    • Une assemblée générale qui prend les décisions,

    • Un syndic de copropriété chargé de la gestion des parties communes.

07

Qu’est-ce qu’un lot en copropriété ?

Un lot en copropriété désigne une unité de propriété dans un immeuble en copropriété. Chaque lot comprend :

    • Une partie privative : ce qui appartient uniquement au copropriétaire (ex : appartement, garage, cave).

    • Une part des parties communes : une fraction des espaces partagés de l’immeuble (ex : escaliers, toiture, ascenseur) qui détermine la répartition des charges.

Chaque lot est défini dans le règlement de copropriété et enregistré officiellement.

08

Comment fonctionne la répartition des millièmes en copropriété ?

En copropriété, les millièmes sont des unités de répartition qui servent à déterminer les droits de vote et la part des charges supportée par chaque copropriétaire.

Chaque lot de la copropriété (appartement, garage, cave…) se voit attribuer un certain nombre de millièmes, en fonction de sa valeur relative dans l’immeuble. Ces millièmes sont définis dans l’acte de base, document juridique établi lors de la création de la copropriété.

Ils permettent de calculer :

  • Le droit de vote en Assemblée Générale : chaque copropriétaire vote proportionnellement à ses millièmes.

  • La répartition des charges communes : entretien de l’immeuble, assurances, frais de syndic, etc.

Cette clé de répartition garantit une contribution équitable selon la taille et la valeur de chaque lot.

09

Qu’est-ce qu’un règlement de copropriété et peut-il être modifié ?

Le règlement de copropriété est un document officiel qui fixe les règles de gestion d’une copropriété. Il précise notamment : les droits et obligations des copropriétaires, l’affectation des lots et des parties communes, les modalités de gestion et d’entretien de l’immeuble et la répartition des charges entre copropriétaires.

Normalement, vous recevez le règlement de copropriété lors de l’achat de votre bien immobilier. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez vous adresser au syndic de copropriété qui est tenu de vous le fournir sur simple demande.

Ce document peut être modifié, uniquement via un vote en Assemblée Générale, selon des majorités précises en fonction du type de changement souhaité.

10

Quels sont les droits et devoirs des copropriétaires ?

Les droits des copropriétaires :

    • Jouir librement de leur lot tout en respectant le règlement de copropriété.

    • Utiliser les parties communes (escaliers, ascenseurs, parking, etc.) dans le respect des règles établies.

    • Participer aux décisions en votant lors des assemblées générales.

    • Consulter les documents de gestion de la copropriété (ex : comptes, procès-verbaux d’AG).

Les devoirs des copropriétaires :

    • Respecter le règlement de copropriété et le règlement d’ordre intérieur.

    • Payer les charges correspondant à leur quote-part pour l’entretien et la gestion des parties communes.

    • Ne pas nuire aux autres copropriétaires (ex : éviter les nuisances sonores, respecter les espaces communes).

    • Entretenir leur lot privatif pour éviter tout impact négatif sur l’immeuble.

11

Quelle est la différence entre conseil syndical et syndic de copropriété ?

Le conseil syndical :

    • C’est un organe consultatif composé des copropriétaires élus lors de l’Assemblée Générale.

    • Son rôle est d’assister et de contrôler le syndic dans la gestion de la copropriété.

    • Il peut donner son avis sur la gestion des finances, les travaux à réaliser et les décisions importantes.

    • Il n’a aucun pouvoir décisionnel propre, mais sert d’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires.

Le syndic de copropriété :

    • C’est l’administrateur de l’immeuble.

    • Il gère le budget, la comptabilité et les obligations légales de la copropriété.

    • Il organise les Assemblées Générales et met en œuvre les décisions votées.

    • Il veille à l’entretien de l’immeuble et sélectionne les prestataires pour les travaux et services nécessaires.

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Quels documents un copropriétaire peut-il consulter ?

Tout copropriétaire a le droit d’accéder à certains documents relatifs à la gestion de la copropriété :

Documents comptables et financiers :

    • Les comptes annuels de la copropriété.

    • Le budget révisionnel et la répartition des charges.

    • Les factures et contrats liés aux dépenses de l’immeuble.

Documents administratifs et juridiques :

    • Le règlement de copropriété et le règlement d’ordre intérieur.

    • Les procès-verbaux des assemblées générales.

    • Le contrat de syndic et les décisions prises en assemblée générale.

    • Les assurances de l’immeuble.

Documents relatifs aux travaux et à l’entretien :

    • Les devis et contrats des prestataires.

    • Les comptes-rendus des interventions techniques et travaux votés en assemblée.

Comment consulter les documents ? Faire une demande auprès de son syndic de copropriété.

13

Quelle est la différence entre un syndic de copropriété professionnel et un syndic bénévole ?

Le syndic de copropriété professionnel :

    • C’est une entreprise spécialisée dans la gestion de la copropriété, mandatée par l’Assemblée Générale.

    • Il possède les compétences juridiques, comptables et techniques nécessaires à la bonne gestion de l’immeuble.

    • Il assure la gestion administrative, financière et technique de la copropriété (ex : suivi des travaux, gestion des charges, conformité aux réglementations).

Le syndic bénévole :

    • C’est un copropriétaire qui prend en charge la gestion de l’immeuble, sans être rémunéré.

    • Il assure les mêmes responsabilités qu’un syndic de copropriété mais sans expertise.

    • Ce mode de gestion est autorisé par la loi au Luxembourg pour les copropriétés comprenant jusqu’à 9 unités.

14

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale de copropriété et comment fonctionne-t-elle ?

L’Assemblée Générale (AG) est une réunion annuelle obligatoire pendant laquelle les copropriétaires prennent des décisions importantes concernant la gestion de l’immeuble : travaux, budget, syndic, règlement, etc.

Chaque copropriétaire reçoit une convocation avec l’ordre du jour.
Les décisions sont prises par vote, selon différentes majorités (simple, absolue, ¾ ou unanimité) selon l’importance du sujet.

Un procès-verbal est ensuite rédigé pour officialiser les décisions.

Qui peut y assister ?
Les copropriétaires (ou leur mandataire avec procuration) peuvent voter. Le syndic y assiste également. Des experts peuvent être invités si nécessaire. Les locataires, eux, ne peuvent pas y assister, sauf s’ils ont une procuration du propriétaire.

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Comment faire inscrire un sujet à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale ?

Tout copropriétaire peut demander l’ajout d’un sujet à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
Procédure à suivre :

    1. Faire une demande écrite au syndic de copropriété.

    1. Respecter le délai : la demande peut être envoyée avant l’envoi de la convocation ou jusqu’à 5 jours après sa réception.

    1. Fournir des documents justificatifs si nécessaire (ex : devis travaux).

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Dois-je assister à l’Assemblée Générale ? Puis-je me faire représenter ?

Votre présence à l’Assemblée Générale n’est pas obligatoire, mais elle est vivement conseillée. Si vous ne pouvez pas y participer, vous pouvez vous faire représenter en donnant procuration à une personne de confiance (autre copropriétaire, proche ou mandataire).

Pour cela, complétez le formulaire de procuration joint à la convocation, désignez votre représentant et transmettez le document au syndic avant l’AG ou directement à la personne concernée.

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Comment sont fixées et réparties les charges de copropriété ? Pourquoi peuvent-elles varier ?

Les charges de copropriété financent la gestion et l’entretien des parties communes de l’immeuble (nettoyage, électricité, assurances, syndic, maintenance, etc.).
Elles sont votées chaque année en Assemblée Générale et réparties entre les copropriétaires selon leur quote-part (millièmes), définie dans le règlement de copropriété.

Ces charges peuvent varier d’une année à l’autre en raison de :

  • L’évolution des coûts (énergie, assurances, prestataires, etc.)

  • De travaux imprévus ou votés en AG

  • De régularisations si les provisions étaient insuffisantes

  • Ou encore de nouvelles obligations légales

Les paiements sont généralement mensualisés afin d’assurer une trésorerie stable pour la copropriété.

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Quelle est la différence entre le budget prévisionnel et le décompte de charges ?

Le budget prévisionnel est établi par le syndic et voté en Assemblée Générale. Il anticipe les dépenses courantes de la copropriété pour l’année à venir (entretien, nettoyage, électricité, assurances, syndic, petits travaux, etc.). Il ne comprend pas les gros travaux, qui font l’objet de votes et d’appels de fonds spécifiques.

À la fin de l’exercice, le syndic établit un décompte de charges. Ce document présente :

  • Les dépenses réellement engagées durant l’année (par type de service ou fournisseur),

  • Les écarts avec le budget initial,

  • Et la répartition des charges entre copropriétaires, selon les millièmes.

Ce décompte permet notamment :

  • De vérifier l’utilisation du budget,

  • D’éventuellement régulariser les comptes (montant à payer ou à rembourser),

  • Et, le cas échéant, de justifier les charges récupérables auprès de votre locataire.

19

Que dit la loi sur les charges de copropriété impayées ?

Au Luxembourg, chaque copropriétaire doit s’acquitter de sa part des charges communes (entretien, gestion, services). En cas d’impayés, plusieurs actions peuvent être engagées :

    1. Relance à l’amiable : Le syndic de copropriété envoie des rappels au copropriétaire concerné pour régulariser sa situation.

    1. Mise en demeure : Si le paiement n’est pas effectué, une mise en demeure est adressée avec un délai pour régler la dette (souvent sous 30 jours), accompagnée d’intérêts de retard.

    1. Procédure judiciaire : Si l’impayé persiste, le syndic de copropriété peut saisir la justice pour obtenir un titre exécutoire et forcer le paiement.

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Qu’est-ce qu’un fonds de travaux en copropriété ?

Depuis le 1er août 2023, le fonds de travaux est obligatoire au Luxembourg. Il permet d’anticiper les coûts des travaux importants et d’éviter des appels de fonds trop lourds pour les copropriétaires.

À quoi sert-il ?

    • Financer des travaux de rénovation énergétique, toiture, façade, isolation thermique, etc.

    • Répartir les coûts sur plusieurs années pour éviter des dépenses imprévues.

Comment est-il géré ? Chaque copropriétaire cotise annuellement, selon la classe énergétique du bâtiment.

Le fonds est administré par le syndic de copropriété, et son utilisation est décidée en Assemblée Générale.

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Comment sont décidés et financés les travaux en copropriété ?

Les travaux sont décidés en Assemblée Générale des copropriétaires, sauf urgence ou entretien courant.

Trois types de travaux :

  • Entretien courant : petits travaux gérés directement par le syndic (pas de vote nécessaire).

  • Travaux importants (ravalement, rénovation, modernisation) : soumis à un vote selon des règles de majorité spécifiques.

  • Travaux urgents : en cas de nécessité (ex. fuite), le syndic peut intervenir immédiatement, mais doit en informer les copropriétaires.

Financement des travaux :

  • Chaque copropriétaire paie selon sa quote-part (millièmes).

  • Deux sources principales :

    • Fonds de travaux : obligatoire depuis le 1er août 2023, alimenté chaque année pour anticiper les dépenses.

    • Appels de fonds exceptionnels : votés en AG si le fonds est insuffisant pour couvrir le coût des travaux.

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